La lettre professionnelle

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L’expression « lettre professionnelle » désigne les communications que des entreprises, des organismes ou des individus adressent à des destinataires dans un cadre formel et conventionnel. Le rédacteur ou la rédactrice accomplit une action (ex. : offrir, demander, porter plainte, convoquer) dans un but notamment promotionnel, commercial ou juridique. Traditionnellement, la lettre professionnelle se transmet sur papier, mais on la trouve de plus en plus sous forme de courriel. Quel que soit son format, elle est soumise à des normes de présentation strictes.

Les contextes de communication où l’on recourt à la lettre professionnelle sont multiples. Il peut s’agir, par exemple :

  • d’une demande d’emploi (ou « lettre de motivation ») jointe à un curriculum vitæ;
  • d’une recommandation qu’un supérieur ou une supérieure hiérarchique rédige pour un membre du personnel;
  • d’une offre de service qu’une entreprise destine à des clients potentiels;
  • de l’accusé de réception d’une commande;
  • d’une plainte au sujet d’un produit ou d’un service;
  • d’un recouvrement de créance;
  • d’une mise en demeure à l’intention d’un débiteur ou d’une débitrice;
  • d’une demande d’information au sujet d’un produit, d’un tarif, etc.;
  • d’un congédiement.

La lettre professionnelle établit une relation formelle entre des interlocuteurs. Pour créer ce contact par écrit et atteindre l’objectif poursuivi, il est important que le message soit aisé à comprendre. Ce dernier aura donc un seul objet, comme une offre de service ou l’accusé de réception d’une commande, et s’étendra rarement sur plus de deux pages. Par ailleurs, l’image que la lettre professionnelle projette d’une entreprise ou d’un individu détermine très souvent l’opinion que s’en font les destinataires. Une relation professionnelle s’établit en principe selon des critères de fiabilité, de crédibilité et de compétence; une communication visant à entretenir une telle relation doit rassurer les destinataires à cet égard. Ainsi, pour créer une impression de rigueur et susciter la confiance, le rédacteur ou la rédactrice doit se conformer à des conventions strictes, notamment sur le plan de la présentation matérielle.

Toute lettre à vocation professionnelle traite d’un thème; ce peut être, par exemple, un compte en souffrance, un service destiné à des clients potentiels ou une entrevue. L’acte administratif (c’est-à-dire l’action accomplie par le rédacteur ou la rédactrice de la lettre) découle de ce thème. Il se traduit par un verbe : ainsi, on signale un compte en souffrance, on offre un service à des clients, on convoque une personne à une entrevue. Une lettre efficace traite d’un seul thème et correspond à un seul acte administratif.

Avant de commencer la rédaction, fixez le thème de la lettre et l’acte administratif. Vous vous doterez ainsi d’un point de repère pour concentrer votre message sur un seul thème et un acte unique. Formulez l’objet de la lettre. L’objet annonce l’acte administratif et le thème de la lettre. Il tient en une phrase nominale. Pour formuler cette phrase, remplacez le verbe correspondant à l’acte administratif par un nom. Très souvent, il s’agit de mots de la même famille.

Que la lettre émane d’une entreprise, d’un organisme ou d’un particulier, la personne à qui elle s’adresse s’attend à ce qu’elle respecte des conventions. Comme rédacteur ou rédactrice, vous avez donc tout intérêt à suivre le modèle traditionnel de la correspondance officielle, qui comporte les trois parties suivantes.

Le cadre supérieur de la lettre comprend :

  • s’il y a lieu, l’identité de l’entreprise ou de l’organisme expéditeur, souvent sous forme de logo imprimé sur le papier à lettres;
  • le lieu et la date;
  • la vedette, c’est-à-dire le nom et les coordonnées de votre destinataire;
  • l’objet de la lettre.

Le corps de la lettre présente :

  • l’appel, c’est-à-dire le terme de civilité par lequel vous désignez votre destinataire;
  • le texte comme tel, qui se concentre sur un seul acte administratif; on doit y distinguer une mise en situation, un message principal et une conclusion;
  • la formule de salutation;
  • la signature.

Le cadre inférieur de la lettre comporte :

  • le nom de la personne signataire en caractères d’imprimerie, ainsi que ses coordonnées si ces dernières ne sont pas imprimées sur le papier à lettres;
  • s’il y a lieu, les compléments de la lettre (pièces jointes, copies conformes).

Portez une attention spéciale aux indications de temps.

Afin que la démarche que vous effectuez soit claire pour votre destinataire, veillez à situer l’acte administratif dans le temps avec exactitude. Dans le cadre supérieur de la lettre, indiquez correctement la date d’envoi.

La date du cadre supérieur doit comprendre :

  • le déterminant le;
  • le chiffre correspondant au jour;
  • le mois;
  • l’année.

La date peut être précédée du nom de la ville d’où la lettre est expédiée; en principe, le jour de la semaine n’est pas précisé (ex. : Trois-Pistoles, le 15 avril 2014; et non : Trois-Pistoles, le vendredi 14 avril 2017).

Finalement, dans le corps de la lettre, donnez des indications de temps précises. Utilisez des indications de temps qui permettent de situer les évènements avec exactitude, sans nécessiter de précision supplémentaire. En d’autres termes, évitez les marqueurs temporels plus vagues qui pourraient être interprétés de diverses manières (ex. : vendredi prochain, maintenant, plus tard, demain, etc). Soyez direct et précis, mais n’oubliez pas le tact!

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